E-pošta, zbog velikog broja prednosti u odnosu na papirnate listove, dugo je bila jedna od glavnih vrsta komunikacije. Međutim, kao i mnoge druge tehnološke inovacije, ova vrsta komunikacije ima svoja pravila. Unatoč činjenici da je komunikacija putem e-maila postala sastavni dio mnogih sfera života, većina korisnika neće moći odgovoriti na pitanje što čini sastavne dijelove e-pošte.
Struktura e-pošte s gledišta korisnika
Elektronske poruke su slične i vrlo različite od uobičajene starije generacije listova papira. No, bez obzira na poštansku uslugu, struktura e-pošte uvijek je iste vrste. Nabrojimo komponente elektroničke pošte, ukratko opisujući svaku od njih:
Polje "Do". Ovo polje navodi adresu primatelja. Ako je više odredišta, odvojite ih točkom-zarezom.
Polja "Predmet pisma". U mnogim poštanskim uslugama smatra se obveznim za popunjavanje. Korisnicima će biti lakše pronaći pismo ako je tema ispravno navedena.
Tijelo pisma. Tijelo slova je glavni tekst.
Skrivene komponente elektroničke pošte
Razmotrili smo prividnu strukturu lista. No, osim vidljivog golog oka elemenata, komponente e-pošte također uključuju sljedeća polja:
od koga (ovo polje je popunjeno)automatski);
kopija (osim glavnog primatelja, kopija pisma se šalje nekom drugom);
Skrivena kopija (koristi se ako se kopija pisma šalje bez navođenja glavnog primatelja);
prilog.
Komponente elektroničke pošte s tehničkog stajališta
S tehničke točke gledišta, svaka e-pošta sadrži sljedeće komponente:
Zaglavlja, ili nazivaju se i omotnice SMTP protokola. Ta zaglavlja mogu biti dio teksta pisma i ne smiju biti uključena u to pismo. To jest, situacija se može pojaviti kada poslužitelj pošte ima više informacija nego što je navedeno u tijelu poruke. Zaglavlje sadrži pošiljatelja, primatelja i adresu za slanje stranice.
Ovo je poruka koja se na jeziku SMTP protokola zove Data. Ona se, zauzvrat, dijeli na:
naslov pisma - po analogiji s papirnom poštom, sadrži podatke o poštanskim poslužiteljima kroz koje je pismo prošlo i neke druge informacije;
Tijelo slova - izravno tekst slova.
Struktura e-pošte za korespondenciju
Ako još uvijek raspravljamo o strukturi e-pošte s tehničkog stajališta, onda ćemo sada razmotriti elemente ispravno sastavljene e-pošte za korespondenciju, budući da svaka tvrtka koja poštuje sam sebe pokušava postupati u skladu s općeprihvaćenim komunikacijskim normama. Iako postoji velik broj različitih klasifikacija elektroničkih poruka, one su podijeljene u dvije skupine prema strukturi dizajna. Prva skupina - slova komunikacijekoriste se tijekom rada. Drugi jesu pisma sporazuma: poruke koje sažimaju sastanak, ukazuju na vrijeme rada i druge važne aspekte kako bi se objasnile aktivnosti koje zahtijeva svaka od stranaka. Navedite komponente elektroničke pošte svake vrste zasebno.
Pismo-komunikacija
Njegova struktura mora nužno uključivati:
Predmet pisma. U ovom polju najbolje je naznačiti što očekujete od stranke domaćina, kao što je sastanak s vremenom sastanka, popis pitanja za razmatranje i tako dalje.
Čestitamo. Čak i ako je pismo planirano za slanje nekoliko osoba, etika poslovnog komuniciranja uključuje obavezne pozdrave primatelja.
Sadržaj poruke. Zapravo tekst e-pošte, u kojem što je više moguće opisuje zahtjev.
Korporativni potpis. Ono što mnogi zaboravljaju. U ispravnom predlošku potpisa potpisa nalazi se F.I.O. i položaj autora, njegovi kontaktni podaci (telefonski broj, link na web-mjesto tvrtke, e-pošta, itd.). Potpis može varirati, ovisno o pravilima i propisima koje je usvojila organizacija.
Polja "Do" i "Copy". Nisu slučajno popisani slučajno - nakon što ste ih popunili u posljednjem redu, isključili ste mogućnost slanja nepotpisanih ili neprovjerenih poruka.
Pismo sporazuma
Kao što je gore spomenuto, ova se vrsta elektroničke poruke koristi za sažimanje sastanka, određivanje plana djelovanja sa svake strane i određivanje uvjeta izvršenja. Takva su pismaneka vrsta "protokola" sastanaka i omogućuju nam da prikladno strukturiramo informacije. Ova vrsta pisma temelji se na planu:
Pozdrav. Ako je broj sudionika na sastanku, čiji je ishod u pismu, mali, može se navesti sve po imenu ili koristiti generalizirani tip pozdrava.
Ponovite svrhu sastanka, čiji su rezultati sažeti u pismu.
Popis pitanja o kojima se raspravljalo na sastanku. Za svako pitanje se navode dogovoreni dogovori, odluke i uvjeti izvršenja.
Popis pitanja koja ne zahtijevaju hitno rješenje, ali se ne mogu izdati iz vida.
Pojašnjenje stajališta sudionika sastanka - je li sve uzeto u obzir?
