Posljednjih desetljeća poslovna korespondencija putem e-maila stekla je ogromnu popularnost i postala je jedan od glavnih načina poslovnog komuniciranja. Danas je teško naći osobu koja ne bi koristila e-poštu u praksi međuljudske komunikacije. Unatoč tome, mnogi ljudi postavljaju pitanja: kako poslati e-mail putem e-pošte kako bi se poštivala sva pravila? Kako stvoriti dobar dojam na pošiljatelja uz pomoć kompetentnog pisma?
Ovaj članak opisuje pravila poslovne korespondencije putem e-maila, a praktični savjeti dati u članku pomoći će vam da naučite pravu poslovnu komunikaciju prilikom pisanja e-pošte. Mnogi započinju svoj radni dan provjerom poštanskih sandučića za nove poruke. No, nažalost, unatoč prevalenciji ove metode razmjene informacija, mnogi ne znaju kako ispravno koristiti jezik poslovne korespondencije prihvaćajući e-poštu za neformalnu komunikaciju. Zahvaljujući brzini isporuke e-pošte, e-mail olakšava razmjenu važnih službenih dokumenata, obrazaca, izjava, ali ovdje ljudi griješe prilikom slanja pisama. Vrlo često se događa da pri sastavljanju e-mail poruke prilikom razmjene datoteka, adresati iz nekog razloga ne čine popratne eseje i ne uklapaju se u teme koje mogu zakompliciratirad primatelja. Svrha ovog članka je odgovoriti na pitanje: Kako poslati e-mail putem e-maila i poštivati sva pravila poslovne pismene komunikacije putem e-maila?
Sva polja pod uvjetom moraju biti popunjena prilikom sastavljanja e-mailova.
Pravila poslovne korespondencije e-pošte obvezuju pošiljatelja da popuni sva polja koja se dostavljaju e-poštom, kao što su adresa i ime primatelja i pošiljatelja pisma. Nužno je opisati temu koja ukratko opisuje suštinu poslanog pisma. Vrlo često sudbina poslanog pisma i brzina rješavanja navedenog problema ovise o ispravno opisanoj temi. Poslovna e-pošta trebala bi početi s pozdravom - to je jednostavna manifestacija poštovanja prema primatelju, što je vrlo važno za korespondenciju. Nakon pozdrav treba slijediti tekst, koji se zove "tijelo slova", a na kraju ostaje potpis, na primjer, "Srdačan pozdrav, Britsov Petr Ivanovič."
Pozdravi u poslovnoj korespondenciji
U ovom trenutku, potrebno je dodatno izoštriti njegovu pozornost, jer je gesta poštovanja vrlo važna u svakom aspektu poslovne komunikacije. Optimalna dobrodošla fraza je "Dobar dan" ili "Dobar dan". E-mail poslovna korespondencija ograničava pošiljatelja na korištenje izraza "Dobra večer" ili "Dobro jutro", jer primatelj može pročitati pismo mnogo kasnije nego što ga primi. Također, nije ispravno koristiti ograničene izraze korištene u pozdravimaneformalna komunikacija. Nakon riječi ili izraza, pozdrave treba uputiti primatelju po imenu i patronimu, a ako je ime nepoznato pošiljatelju, ovaj se trenutak može preskočiti. Nakon pozdravne riječi, možete otići na listu svrhe.
Priložene datoteke u poslovnoj korespondenciji putem e-maila
Ako je glavna svrha pisma ne samo pisana izjava i izjava o suštini pitanja, nego i slanje datoteke, bolje je da prvo priložite predmet koji se šalje. Često se događa da mnogi pošiljatelji, zbog nepažnje, ocrtavajući suštinu pitanja u tekstu pisma, zaborave priložiti potrebnu privrženost. Takav nemar može negativno utjecati na poslovni ugled pošiljatelja poslovnog pisma.
Elektronska adresa mora biti prepoznatljiva i sažeta.
Pravila poslovne korespondencije putem e-pošte obvezuju pošiljatelja na prepoznatljivo elektroničko ime, koje mora sadržavati istinite podatke o imenu pošiljatelja. Službena pisma i žalbe su vrlo lakonski i besmisleni, kada su u elektronskoj adresi naznačeni neformalni izrazi ili riječi, primjerice elektronička adresa "limon_petya". Izgleda vrlo nerješivo za odraslu osobu. Za poslovnu korespondenciju bolje je napraviti zasebnu e-poštu i e-mailom održavati poslovnu korespondenciju.
Koristeći funkciju brzog odgovora za odgovaranje na prethodno primljene poruke
Odgovor ili funkcija odgovora (u skraćenoj verziji izgleda da Re :) pomaže korisniku na brz načinodgovorite na prethodno poslane poruke pošiljatelja. Ova funkcija također ima univerzalnu mogućnost čitanja prethodne korespondencije sa sugovornikom o određenoj temi. Ali pravila poslovne korespondencije putem e-pošte obvezuju pošiljatelja da preimenuje predmet poslovnog pisma, ako je tijekom korespondencije bit diskusije promijenjen.
E-pošta pojednostavljuje razmjenu informacija, ali poslovna korespondencija ne smije se zanemariti u pravilima ruskog jezika, jer bezbrižna pogreška može utjecati na autoritet pošiljatelja prije slanja poslovnog pisma. Prije slanja pisma, trebali biste pregledati tekst nekoliko puta i pažljivo ga provjeriti radi utvrđivanja pravopisa i interpunkcijskih pogrešaka. Mnogi klijenti e-pošte imaju funkciju provjere pravopisa, pa biste trebali obratiti pozornost na riječi označene crvenom linijom. Ako sumnjate u ispravnost pisanja, trebate potražiti pomoć na mreži ili provjeriti pravopis pomoću rječnika za pravopis.
Polje odredišta treba popuniti posljednje.
Kako bi se izbjeglo slanje nedovršenih ili nepotpisanih pisama, adresu primatelja poslovnog pisma treba unijeti u posljednjem trenutku prije otpreme. Ovo pravilo je također uključeno u osnovicu poslovne korespondencije putem e-maila. Događa se da prilikom popunjavanja polja odredišta e-mail također nudi popis prethodno korištenih primateljatrebate izoštriti svoju pozornost kako ne biste pogrešno poslali ispunjeno poslovno pismo trećoj strani.
Strukturiranje poslovnog pisma
Pravila za strukturiranje teksta odnose se ne samo na prijevoznike papira, već i na pravila korespondencije putem e-maila. Primatelju nije uvijek lako čitati velike količine teksta na zaslonu. Da biste pojednostavili ovu točku, trebali biste razdijeliti tekst na logički oblikovane male odlomke i spriječiti pisanje tekstova poslovnih pisama složenih rečenica. Optimalna duljina jedne rečenice u poslovnom pismu ne smije biti veća od petnaest riječi.
Suština poslovnog pisma treba biti potkrijepljena
Osim teme poslovnog pisma, primatelj treba biti zainteresiran i jasno formulirati prvu i drugu rečenicu glavnog teksta. Zadatak pošiljatelja je da na početku pisma iznese suštinu problema ili problem s kojim se obraća primatelju. U prvoj rečenici treba navesti svrhu za koju se poslovno pismo šalje. Uzorak: "Obavještavamo vas da se uvjeti obveze iz ugovora br. 45 od 02012017" O opskrbljivanju labavim materijalima "završavaju. Da biste obnovili ugovor, morate dostaviti ponavljajući paket dokumenata. " Zbog navedene svrhe primatelj ima mogućnost ući u glavni prikaz poslovnog pisma. Ako je tekst slova prevelik, bolje je upotrijebiti funkciju pričvršćivanja objekta s prilogom u obliku tekstualnog dokumenta, ali iz tekstualnog okvira ostaviti prateći esej koji pokriva poslovno pismo.Uzorak: "Šaljemo Vam elektroničku kopiju pisma tvrtke" Mak-bud ". Molimo Vas da nas obavijestite o svojoj odluci o nastavku ugovora br. 45 od 02012017 "O isporuci rasutog materijala" na rok naveden u pismu. " Na svaku poslovnu e-poštu treba odgovoriti.
Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije kada primatelj iz nekog razloga zanemari poslovno pismo. Ponekad zaista postoje slučajevi u kojima se odgovor ne može dati u određenim situacijama, na primjer, vremenski rok za rješavanje problema može potrajati nekoliko dana ili je primatelj u mislima i ne može odmah odgovoriti na pitanje. U ovom slučaju treba dati kratak komentar na to, primjerice: "Zdravo, Peter Ivanovič. Primio sam vaše pismo, ali danas je teško odgovoriti, jer bi se trebalo savjetovati s višim rukovodstvom. Vaš ću problem prijaviti generalnom direktoru naše tvrtke i do kraja tjedna dati službeni odgovor. S poštovanjem, voditelj odjela prodaje Belov Ivan Gennadievich ».
Važno je zapamtiti da ako odgovor nije dat u roku od tri radna dana, činjenica šutnje primatelja poslovnog pisma može se ocijeniti kao ignoriranje i odbijanje komunikacije s pošiljateljem.
Kada se sastavljaju relevantna pisma, treba odgovoriti na sva postavljena pitanja.list. Ako se postavljaju pitanja, pošiljatelj se nada da će dobiti konkretne odgovore na njih. Prilikom pisanja odgovora ne morate biti numerirani, samo trebate izraziti svoje mišljenje u redu. Da biste odgovorili na sva pitanja, prvo morate ponovno pročitati primljeno poslovno pismo nekoliko puta, a ako ima previše pitanja, bolje je da ih pišete odvojeno kako biste izbjegli priznanje. Ako je nemoguće odgovoriti na neka od postavljenih pitanja, vrijedi napomenuti da se u ovom trenutku, iz bilo kojeg razloga, ne može dati odgovor.
Ne zloupotrebljavajte kratice, emocionalne naljepnice i velika slova.
Postoje negativni primjeri poslovne korespondencije kada je pošiljatelji razrjeđuju pomoću neformalnih simbola u obliku emotikona. Njihova primjena je popularna u komunikaciji u društvenim mrežama, ali pravila poslovne korespondencije ne prenose takve emocionalne izraze kao što primatelj možda ne zna njihov pravi smisao i uzima ih za čudan skup interpunkcijskih pogrešaka.
Također je vrijedno odbiti napisati veliko slovo. Na internetu, skup riječi ispisanih velikim slovima naziva se "kričavim frazama" i češće takve fraze nose negativnu boju. Pri prijemu elektroničkog poslovnog pisma primatelj može smatrati da je takav font negativan, što bi negativno utjecalo na percepciju značenja. Ako u poslovnom pismu morate naglasiti važnost nekog trenutka, bolje je koristiti uvodne fraze, na primjer,"Mi skrećemo vašu pozornost na činjenicu da morate dati paket dokumenata za nastavak ugovora najkasnije 10022017 godine" ili "Imajte na umu da dokumenti za produljenje ugovora treba podnijeti na 10022017 godine."
Nije potrebno prenijeti osjetljive informacije putem e-pošte.
Za prijenos osobnih ili povjerljivih informacija, bolje je napustiti elektronske poštanske sandučiće, jer postoji opasnost od presretanja informacija od strane zlonamjernih ljudi za korištenje u vlastite svrhe. Takve informacije mogu uključivati: telefonske brojeve, lozinke za bankovne kartice, osobne bankovne račune, itd. Važno je zapamtiti da su podaci pohranjeni na poslužitelju poštanskog agenta iu slučaju provale mogu biti ukradeni.
Na kraju pisma mora nužno biti potpis pošiljatelja.
Kao što je već spomenuto, svako poslano pismo mora sadržavati kratak potpis. Često, programeri poštanskog sandučića unose funkciju potpisa, koja može unijeti svoje podatke o položaju, ime i telefonski broj kontakta. Nakon toga, ovaj blok će se automatski prikazati na kraju svakog lista, što će pojednostaviti tipkanje. Važno je potpisati ispravno, tako da primatelj ima priliku ispravno kontaktirati pošiljatelja kada odgovara na pismo. Primjer potpisa može izgledati ovako: "Srdačan pozdrav, šef odjela prodaje Petrov Nikolay Aleksandrovich, +79810000000."
U zaključku, može se primijetiti da, kako bi se razumjelo kako obavljati poslovnu korespondenciju putem e-maila, nema potrebe razvijati dodatne isložene osnove. Potrebno je samo pridržavati se osnovnih pravila ponašanja i poštivati norme ruskog jezika.
