Stvaranje izvješća u Pristupu: opis, oblik i postupak

MS Access je sustav za upravljanje bazom podataka koji dolazi u paketu s distribuiranim Microsoft Office programom. Iako je njegova funkcionalnost nešto niža nego u specijaliziranim programima, mnogi koriste aplikaciju zbog jednostavnosti korištenja. Stvorite izvješća u programu Access i postupak koji je potreban da biste dovršili posao. Izvješća su način uzorkovanja podataka s gotovom bazom podataka pomoću jednog ili više specificiranih parametara.

Koncept i izrada izvješća u Accessu

Izvješće je formatirani prikaz informacija koje su uključene u završenu bazu podataka. To su izvješća koja se ispisuju, prikupljajući skup podataka. Uz značajku u Microsoft Office Accessu možete dobiti gotovo svaki uzorak podataka. Možete prikupiti potrebne informacije, prisutne u čitljivom obliku. Osim toga, možete analizirati podatke, kao i generalizirati različite pokazatelje.


Ako ispisujete podatke izravno, tj. U nestrukturiranom obliku (tablice, upiti), ispada da su podaci tiskani u obliku u kojem su prisutni u programu. Izrada izvješća u usluzi Access omogućuje vam zaobilaženje ovog procesa i dobivanje informacija na poznatiji način. Osim toga, pomoću izvješća možete pojednostavniti rad i čitati informacije. Detaljno izvješće sadrži tražene pokazatelje iz baze podataka. Međutim, njegove karakteristične značajke su podjela na paragrafe uz prisutnost zaglavlja i podnožja.

Struktura MS pristupa i generiranje izvješća

Kako bi se pojednostavilo razumijevanje informacija u MS Accessu podPrilikom izrade izvješća možete dodati različite tekstualne stavke. Osim toga, informacije možete strukturirati iz tablica.


Takve komponente uključuju:
  • Naslov.
  • Zaglavlja i podnožja.
  • Radni prostor.
  • Napomena.
  • Naslov

    Potrebno za naslov izvješća i kada se ispisuje, prikazuje se na vrhu prve stranice izvješća. Može se koristiti za spremanje podataka, osobito često korištenih za izlaz informacija koje sadrže dio baze podataka koju želite ispisati i jednom u početnom dijelu izvješća. Da biste dodali naslov strukturi izvješća, morate koristiti odjeljak "Prikaz", naredbu "Naslov" ili "Izvješće".

    Zaglavlje

    To je otprilike isto kao u MS Word. Međutim, u Accessu se koristi za stvaranje različitih naziva stupaca podataka. Osim toga, zaglavlja i gornja i donja mogu se koristiti za dodavanje brojeva stranica. Prema zadanim postavkama, u Microsoft Accessu, istovremeno se stvaraju dva zaglavlja, i gornja i donja. Da biste stvorili samo jedan, idite na odjeljak "Prikaz", a zatim kliknite na zaglavlja gumba. Da biste uklonili jedan od njih iz radnog prostora, morate koristiti svojstva. U parametru Visina zaglavlja morate unijeti vrijednost "nula".

    Radni prostor

    smješten između zaglavlja i podnožja. Sadrži osnovne podatke izvješća. Stvaranje obrazaca i izvješća u programu Access počinje ovim dijelom. Tablični obrazac pruža informacije kojepotrebne za ispis. Ispis se temelji na upitu ili određenoj tablici baze podataka. Možete koristiti popis polja i prilagođeni panel za dodavanje ili brisanje podataka. Skriva ovu ploču s opcijom. Da ne bi bio prikazan na zaslonu, morate navesti svojstvo visine je nula.

    Podnožje

    Nalazi se na dnu stranice kada se ispisuje. Može se koristiti za izlazne rezultate, datum rada ili numeriranje stranica. Ispisuje na svakoj stranici. Možete ispisati više vrsta podataka odjednom.

    Napomena

    je jedan tekstualni blok. Nalazi se na posljednjoj stranici izvješća, u radnom prostoru neposredno iznad podnožja. Koristi se za ispis podataka koje trebate ispisati jednom. To uključuje izvješća, sažetke podataka ili polja potpisa. Da biste dodali bilješku u MS Access, morate otići u odjeljak "Prikaz" da biste odabrali funkciju "Zaglavlje /Napomena". U tom slučaju program odmah kreira naslov i bilješku.

    Kako izraditi izvješća

    Prilikom razvoja svih Microsoftovih proizvoda, planirano je da vam pruži nekoliko mogućnosti za rad na izvješćima i upitima. U Microsoft Accessu možete stvarati izvješća na više načina. To uključuje:
  • Ugrađeni dizajner.
  • Autoresponders.
  • Automatsko praćenje u stupcu ili vrpci.
  • Dijagrami.
  • Kako izraditi izvješće

    Najlakši način je čarobnjak za automatsko izvješćivanje. Njegova funkcija uključuje sposobnost stavljanjaodabrane redove i stupce iz različitih baza podataka u radnom prostoru i istovremeno ima nekoliko stilova dizajna. Nakon završetka automatskog rada možete dodavati ili mijenjati podatke uz pomoć konstruktora.
    Osim toga, možete koristiti funkciju stvaranja automatskih izvješća za brzo dobivanje izvješća. Nakon izvršenja moguće je u modu dizajnera izvršiti ispravke. Stvaranje jednostavnog izvješća u MS Accessu je sljedeće:
  • Prije svega trebate spremnu bazu podataka. Idite na odjeljak "Izvješća", a zatim kliknite na skočni prozor "Stvori". Otvara se prozor s izborom vrste izvješća.
  • Da biste brzo izradili izvješće, u stupcu ili vrpci morate odabrati Automatsko odgovaranje.
  • Zatim morate odabrati izvor informacija pomoću gotove baze podataka ili zahtjeva za informacijama.
  • Zatim će čarobnjak za automatska izvješća izraditi izvješće prema izboru i otvorit će se u načinu pregleda. Ovdje možete vidjeti izgled gotovog izvješća. Datoteka "i kliknite gumb" Poništi potvrdu " U prozoru morate unijeti puno ime izvješća, a zatim odabrati direktorij ili izmjenjivi pogon.
  • Ispis

    Izrada upita i izvješća u Pristupu završava se pečatom. i trebate ga ispisati, koristite sljedeće naredbe:
  • U odjeljku "Datoteka" i kliknite na odgovarajuću tipkutisak.
  • U prozoru koji se pojavi trebate kliknuti na gumb stranice.
  • Zatim odaberite stranice koje želite ispisati i potvrdite odabir.
  • ​​Prije početka ispisa, morate provjeriti je li izvješće točno. Da biste bili sigurni da podaci nisu premješteni i ispravno uneseni, morate otići u odjeljak pregleda na kartici Prikaz. Ako postoji pretposljednja prazna stranica, problemi su najčešće povezani s pogrešnim postavljanjem bilješki. Morate provjeriti visinu i, ako je potrebno, postaviti parametar visine na razinu 0. Ako postoje prazne stranice, širina polja izvješća vjerojatno će premašiti širinu papira. Pokušajte ispisivati ​​u pejzažnom načinu ili promijenite širinu u poljima. Prilikom rada ne dopustite da širina polja premaši ukupnu veličinu radnog prostora + lijeva i desna prazna polja.

    Povezane publikacije