Sadržaj u proračunskim tablicama baze podataka korisniku nije uvijek potreban svaki trenutak njegova rada u cijelosti. Stoga, MS Office aplikacije pružaju alate koji vam omogućuju slanje podataka u obliku koji je jednostavan za rukovanje. U članku, pogledajmo neke od njih.
Što je to i zašto
Jedan od tih alata je filtriranje podataka. Koristi se za odabir iz cijelog niza samo onih zapisa koji zadovoljavaju potrebne uvjete. Istodobno se pohranjuju sve informacije o objektu, ali osoba vidi samo potrebne redove, a druge koje ne zadovoljavaju zadane uvjete skrivene su.
Odabir se izvodi pri jednom ili više uvjeta pri postavljanju ograničenja na nekoliko polja. Svako sljedeće ograničenje dodaje se postojećim, a količina prikazanih informacija se smanjuje, što olakšava rad s nizom.
Sve moderne tablice i baze podataka pružaju mogućnost pronalaženja zapisa. Budući da su MS Office programi najčešće korišteni uredski rad, moramo bolje shvatiti kako filtri rade u tim aplikacijama.
Excel
Excel filtriranje podataka je dostupno na nekoliko načina. Izvodi se prema sadržaju stupaca tablica ovisno o vrsti. U tom slučaju, odabrane su specifične vrijednosti stanica ili uvjeta. Uvjeti za odabir retka također ovise o vrsti informacija koje se nalaze u stupcu. Najlakši način za odabir je alatka za uređivanje ploče.Kartice HOME. Odaberite stupac ćelije, na padajućem popisu gumba "Sortiranje i filtriranje" odaberite stavku "Filter". U isto vrijeme, u prvoj ćeliji stupca pojavit će se gumb sa strelicom, kada se klikne na njega, otvara se padajući izbornik za sortiranje i filtriranje podataka u Excelu.
Ovdje se određuju parametri izbora redaka za prikaz.
Izbor prema vrijednosti
Primjerice, koristit ćemo Excel tablicu u trgovinama kozmetike. Najjednostavnija vrsta odabira - po vrijednosti. U cjeniku se nalazi polje "Vrsta kozmetike". Želimo pregledati sve dostupne proizvode za njegu noktiju. U padajućem okviru s popisom mogućih opcija, uključujući i element "Nail". Ako je popis stavki stupca predugačak, upotrijebite okvir za pretraživanje. Isključite sve ostale stavke osim one koju želite i kliknite U redu. Vidljivo je ostala samo kozmetika za nokte. Popis proizvoda možete dodatno smanjiti odabirom, na primjer, samo proizvoda MAX FACTOR-a i primitka pisma sredstava za nokte ovog proizvođača.
Izbor uvjeta
Kako sada prikazati sve proizvode za kosu, ako među njima ima nekoliko vrsta proizvoda: balzami, maske, gelovi itd.? Možete odabrati više stavki s oznakama, ali možete odrediti filtriranje podataka prema vrsti polja. U našem slučaju, stupac sadrži tekst, a na njega se primjenjuju tekstualni parametri. Korisnik specificira niz za pretraživanja u naslovima. U ovom slučaju, sadržaj ćelijeizjednačiti ili isključiti iz niza za pretraživanje. Moguće je pronaći zapise koji sadrže ili ne sadrže tekst koji počinje s ili završava s navedenim znakovima. Da biste postavili teže uvjete, predlaže se da postavite pravila. Evo nekoliko uvjeta. Svi oni mogu biti obvezni ili samo zadovoljiti samo neke od njih (parametre "I" i "OR"). Graditelj pruža mogućnost postavljanja uvjeta za različite vrste: tekst, broj, datum i vrijeme, logički, itd.
Zgodan način je filtriranje podataka u MS Excelu za numerička polja. Pretpostavimo, u našem cjeniku, želimo pronaći novac za usne s cijenom do 300 rubalja. U stupcu "Tip kozmetike" odabiremo dvije stavke u stupcu "PUMAD" i "BLISK FOR GUB". U stupcu "Cijena" odaberite položaj "Brojčani filtri", za razliku od stupca teksta s vrstom kozmetike. Odaberite iz opcije stavka je "manje ili jednako" i na prozoru opcija, izdati iznos od 300 rubalja. Nakon što kliknete na gumb "OK", dobivamo popis od četiri vrste "ruž za usne" i "sjajilo za usne" s cijenom manjim od 300 rubalja.
Konačno, dodajemo još jedan uvjet za filtriranje podataka - po boji. Naš cjenik prikazuje primjere sheme boja dekorativne kozmetike. Koristit ćemo ovo i odabrati sredstva za usne svjetlo ružičaste nijanse. U izborniku stupca Gama boja odaberite Filter po boji, kliknite na gumb "Ostale boje ćelija", ako predloženi izbor nije dovoljan, a zatim odaberite željenu nijansu. Gumbom "Ok"preostaju samo sredstva u pravoj cijeni i rasponu boja.
Razvrstavanje i traženje informacija
Čak i nakon prekomjernih unosa, oni mogu biti brojni za odabir ili analizu. U ovom slučaju, još jedna zgodna značajka je MS Excel sortiranje. U izborniku koji smo već proučili, postoje stavke koje će vam pomoći u izradi stavki tablice u željenom redoslijedu, što olakšava pretraživanje. Sortiranje stavki u stupcu je moguće, ovisno o vrsti informacija u njemu. Za tekstualna polja predlaže se podjela od "A" do "I" iu suprotnom smjeru. Pogodno je, primjerice, koristiti prikladnije pretraživanje prema imenu korisnika, imenu partnera itd. Numerička polja sortirana su prema uzlaznom i silaznom. Treba paziti ako se brojevi unose u stupac kao tekst. U ovom slučaju, oni će biti uređeni kao tekst, tj. Brojevi 1011100 12110 će ići u sljedećem redoslijedu, ovisno o formatu polja:
Sortiranje u numeričkom formatu
Sortiranje u tekstualnom formatu
10
11
) 100
12
11
100
110
110
12
Prijave su razvrstane po broju parametara. Da biste to učinili, postoji mogućnost prilagodbe sortiranja u izborniku "Sortiranje i filtriranje". Odabirete koja polja sortirate, koji tip i kojim redoslijedom želite primijeniti:
Prilagodljivi popisi sadrže dane u tjednu i mjesecima, a korisnik može unijeti vlastite s vlastitim elementima.
Pristupna baza podataka
Ne manje korisna filtracija u bazama podataka. U Pristupu postoji nekoliko opcija za dobivanje potrebnih informacija: korištenje općih parametara, za određenu vrijednost, u obliku i pomoću upita.
Na glavnoj kartici programa pronaći ćete alatnu traku Sortiraj i Filtriraj. Tipke na njemu služe za izvršavanje navedenih operacija. Pristup koristi isti mehanizam kao i Excel. Razmotrimo detaljnije one metode s kojima još nismo upoznati.
Načini
Opće filtriranje podataka u Accessu provodi se na isti način kao u MS Excelu, koristeći padajući izbornik u zaglavlju stupca. Analogno, jedna ili više stavki su odabrane s popisa ili se odabiri primjenjuju prema vrsti informacija u stupcu. Da biste koristili kao parametar određenu vrijednost u ćeliji, odaberite ovu ćeliju i odaberite izbornik Odabir na ploči Sortiraj i Filtriraj ili uzrokujte popis dostupnih radnji klikom desnog klika. Opcije odabira ovise o tipu sadržaja ćelije.
Filtar je jednostavan način pronalaženja zapisa s mogućnošću korištenja više parametara. Naziva se "Napredna" operacija - "Filter". Time se stvara prazan obrazac na kojem postavljate parametre, a zatim kliknite "Napredno" - "Primijeni". Sada obrazac sadrži samo potrebne unose.
Zahtjevi za prikupljanje podataka
Dodatni prikladni načini filtriranja podataka u bazi podataka su upiti. Njihovo stvaranje zahtijeva vrijeme i potrebne vještine, ali uz to imaju i pitanjaprednosti. Prije svega, kada napišete uzorak zahtjeva i spremite ga, dobivate mehanizam koji se može kontinuirano koristiti za izradu izvješća, izlaznih linija obrasca, stvaranje složenih unakrsnih referenci, itd. U upitima možete koristiti polja iz nekoliko tablica, dodajući uvjete za dobivanje podataka za svaku od njih. Ti se objekti DB kreiraju pomoću Designer, Query Wizard ili SQL Editor. Primjeri SQL upita imaju strukturu tipaOdaberite [popis polja]
Od [tablica]
Gdje [uvjeti]
]
Ovdje su u bloku uvjeta specificirani parametri za koje su odabrani unosi. Primjerice, napravit ćemo zahtjev za odabir unosa iz tablice "Roba u skladištima". Moramo odabrati linije s vazama pod naslovom "Hobiji" i vidjeti koliko se robe s tim imenom nalazi u svakom od slogova.
SELECT [Vrsta robe]. [Vrsta proizvoda], Vaza, Vaza, [Roba u skladištima]. Struktura, [Roba u skladištima]. 92) OD PRANJA INNER JOIN [Skladišni proizvodi] NA Vazi.Kod = [Skladišni pribor] Ime
GDJE ([[Skladišni pribor]. AND ([Vaze]. [Vase] = "Hvatanje"));Rezultat će izgledati ovako:
U konstruktorskom načinu, upit ima oblik:
Spremanje i daljnja uporaba
Ponekad je potrebno ponovno koristiti odabrani odabir ili njegovu automatsku primjenu prilikom pokretanja tablice ili obrasca. Uvjeti spremanja se pojavljuju automatski prilikom zatvaranja objekta. Na daljnjem otvaranjuprikazuju se svi unosi, a da biste ponovno primijenili spremljena ograničenja, morate kliknuti gumb Filtar na ploči Sortiraj i Filtriraj.
Da biste automatski primijenili željeni odabir, upotrijebite svojstvo objekta "Upload Filter" tako da ga postavite na "Yes". Drugi način za spremanje i korištenje - kao upit. Da biste to učinili, postavite parametre. Konfigurira potrebna polja za pretraživanje, sortiranje i filtriranje podataka te njihovo spremanje u kontekstni izbornik. Nakon toga se preuzima iz istog izbornika pomoću naredbe "Preuzmi zahtjev"
Pretraživanje i stvaranje popisa u Pristupu
Po analogiji s MS Excelom, Pristup omogućuje korisniku da sortira po stupcima kako bi olakšao traženje željenih informacija. Redoslijed vrijednosti odvija se abecedom za tekst (u izravnom i obrnutom redoslijedu), uzlazno i silazno za numeričke podatke i datume. Možete ga primijeniti na više polja u isto vrijeme, što još više pomaže u zadatku pronalaženja potrebnih zapisa. Tekstualna polja razlikuju velika i mala slova. Da biste pronašli zapis s unosom niza koji se koristi mehanizam pretraživanja - gumb "Pronađi" isto ime alatnoj traci. Parametri pretraživanja unose se u prozor - crta, mjesto, smjer, dio polja, registar.
Mehanizmi za sortiranje, pretraživanje i filtriranje podataka u proračunskim tablicama baze podataka uvelike pojednostavljuju rad s velikim količinama informacija. Ako naučite kako ih lako koristiti, ovi će alati postati dostupniuobičajeni, ubrzat će i olakšati svakodnevni rad.
Prilagodljivi popisi sadrže dane u tjednu i mjesecima, a korisnik može unijeti vlastite s vlastitim elementima. 
